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  https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/article/gdrive-knowledge-base-stay-updated.md
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  把 Drive 文件當客服 AI 的知識庫，最怕的是文件改了、AI 卻還在講舊版價目表。這篇說明為什麼 OakXgen 的 Drive
  連線不用手動同步，以及員工帳號異動為什麼不會讓知識庫斷掉。
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## 「知識庫」常見的做法：上傳一次，之後就是舊資料

多數知識庫工具是「上傳」邏輯：把文件匯進系統，系統存一份自己的副本。文件內容
改了，AI 讀到的還是上傳當下那一份，除非有人記得回來重新上傳。價目表、常見問題、
公司規則這種常常異動的文件，最後多半變成「AI 講的是三個月前的版本」。

## OakXgen 的做法：不複製檔案，每次都直接讀 Drive

Google Drive 連線不會把檔案複製一份到 OakXgen，而是**每次 AI 要用到的時候才去
讀**——你在 Drive 裡改了價目表，AI 下一句話就是照新的講，不需要任何人回來按
「重新同步」。這跟其他工具連線常見的「一次性快照」型行為不一樣，Drive 是即時讀取，兩者不要
混為一談，詳細差異見
[把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號](/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder)。

## 為什麼是分享給一個 email，不是登入某個人的帳號

要讓 AI 讀得到 Drive 裡的資料夾，做法是把資料夾分享給一個固定的**服務帳號**
email，就跟分享給同事一樣，權限選檢視者即可。

這麼做的理由：**服務帳號綁的是資料夾，不是人**。如果做法是讓某個員工用自己的
Google 帳號授權，權限就掛在那個人身上——那個人離職、或哪天在 Google 的安全
設定裡撤銷了授權，客服 AI 的知識庫會當場斷掉，而且不會有任何人收到通知，只會
發現 AI 開始回答「資料裡沒有提到」。分享給服務帳號則是 Drive 自己的共用權限，
跟人事異動完全無關，要收回也只要在 Drive 裡把那個 email 從共用名單移除即可。

## 一份文件能不能被完整讀到，跟它的格式有關

子資料夾會一起被讀到，所以資料夾要挑好，不要整個共用資料夾一次分享出去；
Google 試算表會讀到所有分頁；掃描版 PDF 可能抽不到文字內容，AI 讀到的會是
一句「這份 PDF 抽不出文字，可能是掃描檔或純圖片」，而不是誤以為文件是空的。
完整清單與對應的錯誤訊息見
[把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號](/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder)。