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url: https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder.md
description: 建立 Drive 連線前，要先把資料夾分享給一個固定的服務帳號 email。這篇說明怎麼分享、為什麼是這種做法，以及分享沒做好時會看到哪些錯誤訊息。
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Drive 連線讓 AI 即時讀取你 Google Drive 裡的檔案。**它不會把檔案複製一份到 OakXgen**——
每次 AI 要用到的時候才去讀，所以你在 Drive 裡改了價目表，AI 下一句話就是照新的講。

要讓它讀得到，你得先把資料夾分享給我們的服務帳號，就跟分享給同事一樣。

## 步驟

**1. 複製服務帳號的 email**

在 OakXgen 裡開新增連線，類型選 Google Drive。畫面上「**第一步：把資料夾分享給這個帳號**」
那一塊有一個 email 和一顆**複製**按鈕。

如果那裡顯示的是紅色的「這台伺服器還沒設定 Google Drive 服務帳號，請聯絡系統管理員。」，
表示這個環境還沒裝好金鑰，先找管理員，後面的步驟做了也沒用。

**2. 在 Google Drive 分享資料夾**

到 Google Drive，在要開放的資料夾上按右鍵 →「共用」，貼上剛剛複製的 email，
權限選**檢視者**，送出。

權限只要檢視者就夠了，AI 不會寫入你的 Drive。

**3. 貼回資料夾連結**

回到 OakXgen，把那個資料夾的網址貼進**資料夾連結**欄位。從瀏覽器網址列直接複製就可以，
不用自己截出中間那段 ID。

**4. 測試連線**

按**測試連線**。通過之後就可以儲存，AI 會拿到三顆工具：`drive_search`（搜尋檔案）、
`drive_read`（讀取內容），以及 `drive_folders`（列出範圍內的資料夾結構）。

`drive_folders` 不用輸入任何參數，回傳的是資料夾的路徑樹（例如「05\_人員與行政」
底下有哪些子資料夾），讓 AI 在客人問「有沒有 xxx 資料夾／分類」這種問題時，
能先看清楚結構再決定要用什麼關鍵字去搜，而不是連猜都猜不到。這顆工具只給路徑，
不會回傳資料夾 ID——資料夾本身沒有內容可以讀，回 ID 只會讓 AI 誤把它當成檔案去讀，
換來一句「找不到」。

## 為什麼是分享給一個 email，而不是登入我的 Google 帳號

因為**服務帳號綁的是資料夾，不是人**。

用 Google 帳號授權的做法，權限會掛在某一位員工身上。那個人離職、或哪天在 Google 的
安全設定裡撤銷了授權，客服 AI 的知識庫當場斷掉——而且不會有任何人收到通知，
只會發現 AI 突然開始說「資料裡沒有提到」。

分享給服務帳號則是 Drive 自己的共用權限，跟人事異動無關。要收回也很單純：
在 Drive 裡把那個 email 從共用名單移除，AI 立刻就讀不到了，不必回 OakXgen 做任何事。

## 常見錯誤訊息

**「找不到這個檔案或資料夾，可能是還沒分享給服務帳號」**

九成是分享那一步沒做完，或是分享給了錯的 email。回 Drive 確認共用名單裡有畫面上那個
email——注意 OakXgen 的 Drive 服務帳號和試算表服務帳號是**兩個不同的帳號**，別貼錯。

也可能是資料夾連結貼錯，指到了一個你沒有分享的資料夾。

**「這個連結指向的是一個檔案，請貼資料夾的連結」**

你貼的是單一檔案的網址。Drive 連線要的是資料夾——這樣你之後往裡面丟新檔案，AI 會自動
看得到，不必回來改設定。

**「看不懂這個連結，請貼資料夾網址（.../drive/folders/xxxx）」**

網址格式不對，通常是從別的地方複製到了縮短連結或分享對話框裡的連結。開啟那個資料夾，
直接複製瀏覽器網址列上的東西。

**「這個 Drive 資料夾已經被其他組織掛上了，請確認連結是否正確」**

同一個 Drive 資料夾不能同時掛在兩個 OakXgen 組織底下。如果你有多個組織，
請分別建立各自的資料夾。

**「Drive API has not been used in project ... before or it is disabled」**

這是環境設定問題，不是你操作錯，請聯絡管理員。順帶一提，管理員啟用之後**有傳播延遲**，
馬上重試很可能還是同一個錯，等一兩分鐘再試。

## 幾件值得知道的事

**子資料夾會一起讀到。** 分享一個資料夾，裡面的子資料夾與檔案 AI 都看得到。所以資料夾
要挑好——分享整個「公司共用」會讓客服 AI 讀得到人事資料。

**Google 試算表會讀到所有分頁。** 一份有「規格／價格／庫存」三個分頁的表，三個分頁都讀得到。

**掃描版 PDF 可能抽不到文字。** 這種檔案 AI 讀到的是「這份 PDF 抽不出文字，可能是掃描檔
或純圖片」，而不是一份空白文件——這是刻意的，不然 AI 會以為那份文件真的沒寫東西，
然後跟客人說「資料裡沒有提到」。看到 AI 這樣回答，先確認來源是不是掃描檔。

## 延伸閱讀

[Google Drive 知識庫要怎麼保持更新，不用每次手動同步](/zh-Hant-TW/article/gdrive-knowledge-base-stay-updated)