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  https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/gdrive-price-list-live-update.md
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  把 Google 試算表價目表所在的 Drive 資料夾接成連線，掛到 Skill Agent，實測改價前後的回答：Drive
  連線每次提問都重新讀檔，不存副本，改完不用重新上傳或同步。
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這篇用一份虛構的咖啡豆門市價目表，示範把 Google Drive 資料夾接到 OakXgen，讓 AI 每次回答價格前都讀一次最新的檔案。完成後，你在 Google 試算表改了價格，不用回 OakXgen 做任何事，下一次提問 AI 就照新價格回答；你也能從對話裡的工具呼叫紀錄確認它真的讀過檔案。

## 開始前

你需要能管理**工具庫**與建立 **Skill Agent** 的工作區權限、一筆可用的**AI 引擎**，以及一個可以編輯共用設定的 Google 帳號。本例的資料都是虛構的：Drive 資料夾「示範：OakXgen 價目表」裡放一份 Google 試算表「示範：門市價目表」，列出六個咖啡豆品項的規格、售價與是否有貨。

先分清楚這個例子用到的設定在哪裡、各自負責什麼。價格只存在 Google 試算表裡，OakXgen 這端只記住「去哪個資料夾找」。

| 項目 | 在哪裡設定 | 在這個例子裡的作用 |
|---|---|---|
| 價目表 | Google 試算表 | 唯一的價格來源；改價格只改這裡 |
| 資料夾分享 | Google Drive 的**共用**（英文介面是 **Share**） | 讓 OakXgen 的服務帳號以檢視者身分讀得到這個資料夾 |
| 連線 | **工具庫** | 「示範：門市價目表 Drive」，記住資料夾連結與要開放的資料夾範圍 |
| 動作 | 建立 Drive 連線後自動產生 | **搜尋雲端硬碟**、**讀取雲端硬碟檔案**、**列出雲端硬碟資料夾** |
| AI 代理 | **AI 代理**的**基本設定**與**知識與工具** | 「示範：門市價目助理」，系統提示詞要求先讀價目表再回答，並掛上三個動作 |
| 對話 | **對話** | 選「示範：門市價目助理」提問，查看工具呼叫紀錄與回答 |

## 準備價目表並分享資料夾

1. 在 Google Drive 建立一個只放 AI 可以讀的資料的資料夾，本例是「示範：OakXgen 價目表」。
2. 在資料夾裡建立 Google 試算表「示範：門市價目表」，第一列寫欄位名稱（品項、規格、售價、是否有貨），之後每列一個品項。
3. 在 OakXgen 的**工具庫**按**新增連線**，選 **Google Drive**，在**第一步：把資料夾分享給這個帳號**按**複製**，取得服務帳號 email。
4. 回到 Google Drive，對資料夾按右鍵選**共用**，貼上 email，權限選**檢視者**（英文介面是 **Viewer**），取消勾選通知（英文介面是 **Notify people**），再送出分享（英文介面是 **Share**）。

下圖是本例的價目表：A 到 D 欄分別是品項、規格、售價（新台幣）與是否有貨，第 3 列「衣索比亞 耶加雪菲 G1 水洗」目前標價 520 元。後面的實測會改的就是這一格。

![Google 試算表裡的門市價目表，六個咖啡豆品項，耶加雪菲售價 520 元](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-01-price-sheet.png)

分享的對象是**資料夾**，不是這份試算表。之後在同一個資料夾新增價目表、換季菜單，AI 都讀得到，不必一份一份分享。下圖是英文介面的分享視窗：已加入服務帳號（email 已遮蔽）、權限選 **Viewer**、**Notify people** 未勾選。服務帳號不會讀信，通知信沒有意義。

![Google Drive 分享視窗，加入服務帳號、權限為 Viewer、未勾選 Notify people](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-02-share-folder.png)

如果公司的 Google Workspace 限制對外分享，按下 **Share** 後可能會再跳一個確認視窗，見文末〈常見問題〉。分享步驟與錯誤訊息的完整說明在〈[把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder)〉。

## 建立 Drive 連線並測試

1. 回到剛才的**新增連線**畫面，**連線名稱**填「示範：門市價目表 Drive」。
2. **描述**寫清楚這個資料夾放了什麼、什麼問題該來查，例如「虛構咖啡豆門市的價目表。問到品項售價、規格、是否有貨時，先搜尋再讀取這份價目表。」
3. 從瀏覽器網址列複製資料夾的網址，貼到**資料夾連結**。
4. 切到**資料夾範圍**，按**探索資料夾**，確認要開放的資料夾已勾選。
5. 按**測試連線**，看到成功提示後按**儲存**。

下面的動畫示範把資料夾網址貼進**資料夾連結**。整段網址直接貼上即可，不用自己截出資料夾 ID；上方服務帳號 email 在畫面中已遮蔽。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-03-paste-folder-url.mp4)

接著在**資料夾範圍**按**探索資料夾**。下面的動畫顯示探索後列出「示範：OakXgen 價目表」並已勾選，右側顯示「已掛上 1 / 1 個資料夾」。AI 只能搜尋勾選的資料夾和其中的子資料夾。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-04-discover-folder.mp4)

按**測試連線**後，右上角出現綠色提示「讀得到「示範：OakXgen 價目表」，底下共 1 個資料夾，已掛上 1 個」。下面的動畫示範這個步驟。看到這句話，就表示資料夾分享給服務帳號成功了。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-05-test-connection.mp4)

儲存後回到**工具庫**，這條連線顯示為 **Google Drive** 類型、**3 個動作**、狀態**正常**。

## 建立價目助理並掛上動作

1. 在**AI 代理**按**新增代理**，選 **Skill Agent**。
2. **AI Agent 名稱**填「示範：門市價目助理」，選擇**AI 引擎**。
3. 在**系統提示詞**寫三件事：回答價格前一律先搜尋、讀取價目表；回答附出處；價目表裡沒有的品項就說查不到。
4. 切到**知識與工具**，在**可用動作**按**加入動作**，在「示範：門市價目表 Drive」分組按**全選**，再按視窗裡的**加入動作**。
5. 按頁面右上角的**儲存**。

下圖是本例的**基本設定**。提示詞第 1 點特別寫了「依這次讀到的內容回答；不要沿用前面對話裡出現過的數字」：同一段對話裡已經出現過舊價格，不寫這句的話，AI 可能直接引用前文而不重新讀檔。

![示範：門市價目助理的基本設定，系統提示詞要求先搜尋並讀取價目表、附出處、查不到就說查不到](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-06-agent-prompt.png)

下面的動畫示範在**加入動作**視窗找到「示範：門市價目表 Drive」分組，按**全選**後加入。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-07-attach-actions.mp4)

加入後，**可用動作**列出三個動作，每個都標示來自「示範：門市價目表 Drive」。下圖就是儲存前的畫面。沒有掛上動作的話，agent 碰不到 Drive，只能憑模型自己的知識回答。

![知識與工具分頁的可用動作，列出搜尋雲端硬碟、讀取雲端硬碟檔案、列出雲端硬碟資料夾](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-08-agent-actions.png)

## 改價格前後各問一次

1. 打開**對話**，按**新增對話**，選「示範：門市價目助理」，問：「耶加雪菲一包多少錢？現在有貨嗎？」
2. 記下回答與工具呼叫紀錄。
3. 到 Google 試算表，把耶加雪菲的售價從 520 改成 580，等標題旁顯示已存到雲端硬碟（英文介面是 **Saved to Drive**）。
4. 回到同一段對話再問一次價格；也可以另開新對話再問。
5. 再問一個價目表裡沒有的品項，確認 AI 會說查不到，而不是自己編價格。

下面的動畫示範選好 agent、送出第一題。工具查詢需要幾秒，回覆會在讀完檔案後出現。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-09-ask-price.mp4)

接著到 Google 試算表改價格。下面的動畫顯示選取耶加雪菲的售價儲存格，把 520 改成 580 後按 Enter；上方公式列也跟著變成 580。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-10-edit-price.mp4)

改完後回到同一段對話再問一次。下面的動畫顯示 AI 又一次呼叫了**搜尋雲端硬碟**，接著讀取檔案後才回答。

[動畫（MP4）](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-11-ask-again.mp4)

下圖是同一段對話的完整結果：改價前回答 520 元，改價後回答 580 元，問價目表裡沒有的巴拿馬藝伎時回答查不到。三次回答前都有**搜尋雲端硬碟：示範：門市價目表**與**讀取雲端硬碟檔案**的綠色勾選紀錄，回答最後的**出處**連到這份試算表。

![同一段對話中改價前後的回答與查不到品項的回答，每題都有搜尋與讀取的工具呼叫紀錄](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/scenarios-tutorials/images/gdrive-price-list-live-update-12-answers.png)

下表整理這次實測。表中的時間是台灣時間 2026 年 10 月 5 日。

| 問題 | 實際呼叫 | 實際回答 | 要核對的界線 |
|---|---|---|---|
| 耶加雪菲一包多少錢？現在有貨嗎？（改價前） | **搜尋雲端硬碟**（關鍵字「示範：門市價目表」）、**讀取雲端硬碟檔案** | 耶加雪菲 G1 水洗一包（半磅 227g）售價新台幣 520 元，目前有貨 | 數字要跟試算表當下的內容一致 |
| （06:49:17 在試算表把 520 改成 580，約 3 秒後顯示已儲存） | — | — | 改完不需要回 OakXgen 做任何操作 |
| 我剛調整過價目表，耶加雪菲現在多少錢？（同一段對話，改價後約半分鐘送出） | 同上，重新搜尋、重新讀取 | 現在售價新台幣 580 元，目前有貨 | 確認有新的工具呼叫紀錄，不是沿用前文的 520 |
| 耶加雪菲一包多少錢？（另開新對話，改價後約 5 分鐘） | 同上 | 半磅（227g）580 元，有貨 | 新對話沒有前文可以沿用，答案只可能來自這次讀檔 |
| 有賣巴拿馬藝伎嗎？一包多少錢？ | 同上 | 價目表裡查不到巴拿馬藝伎，因此無法確認是否有賣或每包售價 | 沒有自行編造品項或價格 |

這次改價後半分鐘內送出的提問就拿到新價格，沒有觀察到延遲。第三題的問法帶了「剛調整過」，為了排除問法的影響，又另開一段新對話用中性的問法再問一次，結果同樣是 580 元。三題都沒有用到**列出雲端硬碟資料夾**；本例只有一個資料夾，AI 直接用檔名搜尋就找到了。

## 為什麼改了檔案 AI 馬上知道

Drive 連線不會把檔案存進 OakXgen。AI 每次要回答時，先用**搜尋雲端硬碟**在開放的資料夾範圍裡找檔案，再用**讀取雲端硬碟檔案**向 Google Drive 要「這份檔案目前的內容」：Google 試算表會即時匯出成 Excel 格式再抽出文字，而且讀的是所有沒有隱藏的工作表，不只第一個。所以 AI 讀到的永遠是你最後存檔的版本。

把檔案上傳到**知識庫**是另一種做法：上傳時 OakXgen 會存一份副本、切成段落並學習，之後 AI 查的是這份副本。兩者在「改了檔案之後」的差別如下（依實測與後端程式碼整理）。

| 比較項目 | Drive 連線（即時讀） | 上傳到知識庫（存副本） |
|---|---|---|
| OakXgen 存了什麼 | 只存資料夾連結與勾選的資料夾範圍，不存檔案內容 | 存一份檔案副本，並切塊、學習後供檢索 |
| 改了原檔之後 AI 何時看到新內容 | 下一次 AI 讀檔時就是新內容；本次實測改價後半分鐘內提問即拿到新價格 | 原檔改了不會反映。要回 OakXgen 編輯文件內容，或刪掉重新上傳，等狀態變成**可檢索**後才查得到 |
| 在 OakXgen 裡改內容 | 不能，要回 Google 文件或試算表改 | txt、md、HTML 與圖片可以直接編輯**內容**，儲存後重新切塊並學習；PDF、Word、CSV、Excel 只能改標題與參考連結，內容要重新上傳 |
| 新增檔案 | 放進已勾選的資料夾，下一次搜尋就找得到；新開的子資料夾最多要等 5 分鐘才會納入搜尋範圍 | 每份都要上傳一次 |
| AI 怎麼找內容 | 用 Drive 的搜尋比對檔名與全文，找到檔案後一次讀一整份（每份最多讀前 30,000 字） | 依提問比對切好的段落，只取相關段落 |
| 適合放什麼 | 價目表、庫存、班表、活動檔期這類常改、而且改的人習慣在 Google 文件或試算表作業的內容 | 規章、產品型錄、操作手冊這類久久才改一次、篇幅長、需要依段落檢索的內容 |

所以判斷方式很簡單：會常改、而且有人負責在 Google 試算表維護的資料，接 Drive 連線；長篇、穩定的文件，上傳到知識庫。

即時讀也有限制：每份檔案最多只讀前 30,000 字，超過的部分 AI 讀不到，而且回傳內容不會註明被截斷；價目表很大時，拆成幾份檔案比較保險。

## 常見問題

### This organization encourages caution when sharing externally.

這是 Google Workspace 的提醒，不是 OakXgen 的錯誤。分享給服務帳號時，Google 會跳出 **Share?** 確認視窗，說明對方「is external to」你的組織。服務帳號本來就不在你的組織內；確認貼上的是 OakXgen 連線畫面提供的 email 後，按 **Share anyway** 即可。如果你的組織完全禁止對外分享，這個選項可能不會出現，要請 Google Workspace 管理員調整共用設定。

### 找不到這個檔案或資料夾，可能是還沒分享給服務帳號

**測試連線**時出現這句，表示服務帳號讀不到你貼的資料夾。回 Drive 確認共用名單裡有連線畫面上的服務帳號 email。其他分享相關的錯誤訊息見〈[把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder)〉的常見問題。

### AI 回的還是舊價格，怎麼辦？

先看那則回答前有沒有**讀取雲端硬碟檔案**的紀錄。沒有的話，AI 這次沒有讀檔，可能是直接沿用了前文出現過的數字。在系統提示詞要求「每次都先讀價目表、不要沿用前面對話裡的數字」，或另開新對話再問。

有讀檔但價格還是舊的，檢查三件事：試算表是否真的存檔了；資料夾裡是否還有另一份舊價目表、或同一份試算表的其他工作表還留著舊價格（AI 會讀到所有沒有隱藏的工作表）；價目表是否超過 30,000 字，後段被截掉了。

### 這個檔案不在這條連線允許的資料夾範圍內

AI 讀取的檔案不在連線勾選的資料夾裡。回**工具庫**打開這條連線，在**資料夾範圍**確認價目表所在的資料夾已勾選，或把檔案移進已勾選的資料夾。

### 在這個 Drive 範圍裡找不到符合「……」的檔案。

這句會出現在工具呼叫的結果裡，表示用 AI 給的關鍵字在開放範圍內找不到檔案。常見原因是檔名跟 AI 猜的關鍵字對不上。在連線的**描述**或系統提示詞寫明檔名（本例寫的是「示範：門市價目表」），AI 會直接用檔名搜尋。

## 延伸閱讀

* [Google Drive 知識庫要怎麼保持更新，不用每次手動同步](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/article/gdrive-knowledge-base-stay-updated)
* [把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/connections/gdrive-share-folder)
* [上傳檔案：格式、段落長度、圖片辨識](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/knowledge/upload-file)
* [怎麼從一則回覆確認 AI 真的查到了什麼](https://docs.oakxgen.ai/zh-Hant-TW/guide/chats/verify-ai-answers)