「知識庫」常見的做法：上傳一次，之後就是舊資料

多數知識庫工具是「上傳」邏輯：把文件匯進系統，系統存一份自己的副本。文件內容 改了，AI 讀到的還是上傳當下那一份，除非有人記得回來重新上傳。價目表、常見問題、 公司規則這種常常異動的文件，最後多半變成「AI 講的是三個月前的版本」。

OakXgen 的做法：不複製檔案，每次都直接讀 Drive

Google Drive 連線不會把檔案複製一份到 OakXgen，而是每次 AI 要用到的時候才去 讀——你在 Drive 裡改了價目表，AI 下一句話就是照新的講，不需要任何人回來按 「重新同步」。這跟其他工具連線常見的「一次性快照」型行為不一樣，Drive 是即時讀取，兩者不要 混為一談，詳細差異見 把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號。

為什麼是分享給一個 email，不是登入某個人的帳號

要讓 AI 讀得到 Drive 裡的資料夾，做法是把資料夾分享給一個固定的服務帳號 email，就跟分享給同事一樣，權限選檢視者即可。

這麼做的理由：服務帳號綁的是資料夾，不是人。如果做法是讓某個員工用自己的 Google 帳號授權，權限就掛在那個人身上——那個人離職、或哪天在 Google 的安全 設定裡撤銷了授權，客服 AI 的知識庫會當場斷掉，而且不會有任何人收到通知，只會 發現 AI 開始回答「資料裡沒有提到」。分享給服務帳號則是 Drive 自己的共用權限， 跟人事異動完全無關，要收回也只要在 Drive 裡把那個 email 從共用名單移除即可。

一份文件能不能被完整讀到，跟它的格式有關

子資料夾會一起被讀到，所以資料夾要挑好，不要整個共用資料夾一次分享出去； Google 試算表會讀到所有分頁；掃描版 PDF 可能抽不到文字內容，AI 讀到的會是 一句「這份 PDF 抽不出文字，可能是掃描檔或純圖片」，而不是誤以為文件是空的。 完整清單與對應的錯誤訊息見 把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號。