OakXgen 使用手冊

外觀

價目表放在 Google Drive，改了檔案，AI 馬上照新的講

這篇用一份虛構的咖啡豆門市價目表，示範把 Google Drive 資料夾接到 OakXgen，讓 AI 每次回答價格前都讀一次最新的檔案。完成後，你在 Google 試算表改了價格，不用回 OakXgen 做任何事，下一次提問 AI 就照新價格回答；你也能從對話裡的工具呼叫紀錄確認它真的讀過檔案。

開始前 ​

你需要能管理工具庫與建立 Skill Agent 的工作區權限、一筆可用的AI 引擎，以及一個可以編輯共用設定的 Google 帳號。本例的資料都是虛構的：Drive 資料夾「示範：OakXgen 價目表」裡放一份 Google 試算表「示範：門市價目表」，列出六個咖啡豆品項的規格、售價與是否有貨。

先分清楚這個例子用到的設定在哪裡、各自負責什麼。價格只存在 Google 試算表裡，OakXgen 這端只記住「去哪個資料夾找」。

項目在哪裡設定在這個例子裡的作用
價目表Google 試算表唯一的價格來源；改價格只改這裡
資料夾分享Google Drive 的共用（英文介面是 Share）讓 OakXgen 的服務帳號以檢視者身分讀得到這個資料夾
連線工具庫「示範：門市價目表 Drive」，記住資料夾連結與要開放的資料夾範圍
動作建立 Drive 連線後自動產生搜尋雲端硬碟、讀取雲端硬碟檔案、列出雲端硬碟資料夾
AI 代理AI 代理的基本設定與知識與工具「示範：門市價目助理」，系統提示詞要求先讀價目表再回答，並掛上三個動作
對話對話選「示範：門市價目助理」提問，查看工具呼叫紀錄與回答

準備價目表並分享資料夾 ​

  1. 在 Google Drive 建立一個只放 AI 可以讀的資料的資料夾，本例是「示範：OakXgen 價目表」。
  2. 在資料夾裡建立 Google 試算表「示範：門市價目表」，第一列寫欄位名稱（品項、規格、售價、是否有貨），之後每列一個品項。
  3. 在 OakXgen 的工具庫按新增連線，選 Google Drive，在第一步：把資料夾分享給這個帳號按複製，取得服務帳號 email。
  4. 回到 Google Drive，對資料夾按右鍵選共用，貼上 email，權限選檢視者（英文介面是 Viewer），取消勾選通知（英文介面是 Notify people），再送出分享（英文介面是 Share）。

下圖是本例的價目表：A 到 D 欄分別是品項、規格、售價（新台幣）與是否有貨，第 3 列「衣索比亞 耶加雪菲 G1 水洗」目前標價 520 元。後面的實測會改的就是這一格。

Google 試算表裡的門市價目表，六個咖啡豆品項，耶加雪菲售價 520 元

分享的對象是資料夾，不是這份試算表。之後在同一個資料夾新增價目表、換季菜單，AI 都讀得到，不必一份一份分享。下圖是英文介面的分享視窗：已加入服務帳號（email 已遮蔽）、權限選 Viewer、Notify people 未勾選。服務帳號不會讀信，通知信沒有意義。

Google Drive 分享視窗，加入服務帳號、權限為 Viewer、未勾選 Notify people

如果公司的 Google Workspace 限制對外分享，按下 Share 後可能會再跳一個確認視窗，見文末〈常見問題〉。分享步驟與錯誤訊息的完整說明在〈把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號〉。

建立 Drive 連線並測試 ​

  1. 回到剛才的新增連線畫面，連線名稱填「示範：門市價目表 Drive」。
  2. 描述寫清楚這個資料夾放了什麼、什麼問題該來查，例如「虛構咖啡豆門市的價目表。問到品項售價、規格、是否有貨時，先搜尋再讀取這份價目表。」
  3. 從瀏覽器網址列複製資料夾的網址，貼到資料夾連結。
  4. 切到資料夾範圍，按探索資料夾，確認要開放的資料夾已勾選。
  5. 按測試連線，看到成功提示後按儲存。

下面的動畫示範把資料夾網址貼進資料夾連結。整段網址直接貼上即可，不用自己截出資料夾 ID；上方服務帳號 email 在畫面中已遮蔽。

接著在資料夾範圍按探索資料夾。下面的動畫顯示探索後列出「示範：OakXgen 價目表」並已勾選，右側顯示「已掛上 1 / 1 個資料夾」。AI 只能搜尋勾選的資料夾和其中的子資料夾。

按測試連線後，右上角出現綠色提示「讀得到「示範：OakXgen 價目表」，底下共 1 個資料夾，已掛上 1 個」。下面的動畫示範這個步驟。看到這句話，就表示資料夾分享給服務帳號成功了。

儲存後回到工具庫，這條連線顯示為 Google Drive 類型、3 個動作、狀態正常。

建立價目助理並掛上動作 ​

  1. 在AI 代理按新增代理，選 Skill Agent。
  2. AI Agent 名稱填「示範：門市價目助理」，選擇AI 引擎。
  3. 在系統提示詞寫三件事：回答價格前一律先搜尋、讀取價目表；回答附出處；價目表裡沒有的品項就說查不到。
  4. 切到知識與工具，在可用動作按加入動作，在「示範：門市價目表 Drive」分組按全選，再按視窗裡的加入動作。
  5. 按頁面右上角的儲存。

下圖是本例的基本設定。提示詞第 1 點特別寫了「依這次讀到的內容回答；不要沿用前面對話裡出現過的數字」：同一段對話裡已經出現過舊價格，不寫這句的話，AI 可能直接引用前文而不重新讀檔。

示範：門市價目助理的基本設定，系統提示詞要求先搜尋並讀取價目表、附出處、查不到就說查不到

下面的動畫示範在加入動作視窗找到「示範：門市價目表 Drive」分組，按全選後加入。

加入後，可用動作列出三個動作，每個都標示來自「示範：門市價目表 Drive」。下圖就是儲存前的畫面。沒有掛上動作的話，agent 碰不到 Drive，只能憑模型自己的知識回答。

知識與工具分頁的可用動作，列出搜尋雲端硬碟、讀取雲端硬碟檔案、列出雲端硬碟資料夾

改價格前後各問一次 ​

  1. 打開對話，按新增對話，選「示範：門市價目助理」，問：「耶加雪菲一包多少錢？現在有貨嗎？」
  2. 記下回答與工具呼叫紀錄。
  3. 到 Google 試算表，把耶加雪菲的售價從 520 改成 580，等標題旁顯示已存到雲端硬碟（英文介面是 Saved to Drive）。
  4. 回到同一段對話再問一次價格；也可以另開新對話再問。
  5. 再問一個價目表裡沒有的品項，確認 AI 會說查不到，而不是自己編價格。

下面的動畫示範選好 agent、送出第一題。工具查詢需要幾秒，回覆會在讀完檔案後出現。

接著到 Google 試算表改價格。下面的動畫顯示選取耶加雪菲的售價儲存格，把 520 改成 580 後按 Enter；上方公式列也跟著變成 580。

改完後回到同一段對話再問一次。下面的動畫顯示 AI 又一次呼叫了搜尋雲端硬碟，接著讀取檔案後才回答。

下圖是同一段對話的完整結果：改價前回答 520 元，改價後回答 580 元，問價目表裡沒有的巴拿馬藝伎時回答查不到。三次回答前都有搜尋雲端硬碟：示範：門市價目表與讀取雲端硬碟檔案的綠色勾選紀錄，回答最後的出處連到這份試算表。

同一段對話中改價前後的回答與查不到品項的回答，每題都有搜尋與讀取的工具呼叫紀錄

下表整理這次實測。表中的時間是台灣時間 2026 年 10 月 5 日。

問題實際呼叫實際回答要核對的界線
耶加雪菲一包多少錢？現在有貨嗎？（改價前）搜尋雲端硬碟（關鍵字「示範：門市價目表」）、讀取雲端硬碟檔案耶加雪菲 G1 水洗一包（半磅 227g）售價新台幣 520 元，目前有貨數字要跟試算表當下的內容一致
（06:49:17 在試算表把 520 改成 580，約 3 秒後顯示已儲存）——改完不需要回 OakXgen 做任何操作
我剛調整過價目表，耶加雪菲現在多少錢？（同一段對話，改價後約半分鐘送出）同上，重新搜尋、重新讀取現在售價新台幣 580 元，目前有貨確認有新的工具呼叫紀錄，不是沿用前文的 520
耶加雪菲一包多少錢？（另開新對話，改價後約 5 分鐘）同上半磅（227g）580 元，有貨新對話沒有前文可以沿用，答案只可能來自這次讀檔
有賣巴拿馬藝伎嗎？一包多少錢？同上價目表裡查不到巴拿馬藝伎，因此無法確認是否有賣或每包售價沒有自行編造品項或價格

這次改價後半分鐘內送出的提問就拿到新價格，沒有觀察到延遲。第三題的問法帶了「剛調整過」，為了排除問法的影響，又另開一段新對話用中性的問法再問一次，結果同樣是 580 元。三題都沒有用到列出雲端硬碟資料夾；本例只有一個資料夾，AI 直接用檔名搜尋就找到了。

為什麼改了檔案 AI 馬上知道 ​

Drive 連線不會把檔案存進 OakXgen。AI 每次要回答時，先用搜尋雲端硬碟在開放的資料夾範圍裡找檔案，再用讀取雲端硬碟檔案向 Google Drive 要「這份檔案目前的內容」：Google 試算表會即時匯出成 Excel 格式再抽出文字，而且讀的是所有沒有隱藏的工作表，不只第一個。所以 AI 讀到的永遠是你最後存檔的版本。

把檔案上傳到知識庫是另一種做法：上傳時 OakXgen 會存一份副本、切成段落並學習，之後 AI 查的是這份副本。兩者在「改了檔案之後」的差別如下（依實測與後端程式碼整理）。

比較項目Drive 連線（即時讀）上傳到知識庫（存副本）
OakXgen 存了什麼只存資料夾連結與勾選的資料夾範圍，不存檔案內容存一份檔案副本，並切塊、學習後供檢索
改了原檔之後 AI 何時看到新內容下一次 AI 讀檔時就是新內容；本次實測改價後半分鐘內提問即拿到新價格原檔改了不會反映。要回 OakXgen 編輯文件內容，或刪掉重新上傳，等狀態變成可檢索後才查得到
在 OakXgen 裡改內容不能，要回 Google 文件或試算表改txt、md、HTML 與圖片可以直接編輯內容，儲存後重新切塊並學習；PDF、Word、CSV、Excel 只能改標題與參考連結，內容要重新上傳
新增檔案放進已勾選的資料夾，下一次搜尋就找得到；新開的子資料夾最多要等 5 分鐘才會納入搜尋範圍每份都要上傳一次
AI 怎麼找內容用 Drive 的搜尋比對檔名與全文，找到檔案後一次讀一整份（每份最多讀前 30,000 字）依提問比對切好的段落，只取相關段落
適合放什麼價目表、庫存、班表、活動檔期這類常改、而且改的人習慣在 Google 文件或試算表作業的內容規章、產品型錄、操作手冊這類久久才改一次、篇幅長、需要依段落檢索的內容

所以判斷方式很簡單：會常改、而且有人負責在 Google 試算表維護的資料，接 Drive 連線；長篇、穩定的文件，上傳到知識庫。

即時讀也有限制：每份檔案最多只讀前 30,000 字，超過的部分 AI 讀不到，而且回傳內容不會註明被截斷；價目表很大時，拆成幾份檔案比較保險。

常見問題 ​

This organization encourages caution when sharing externally. ​

這是 Google Workspace 的提醒，不是 OakXgen 的錯誤。分享給服務帳號時，Google 會跳出 Share? 確認視窗，說明對方「is external to」你的組織。服務帳號本來就不在你的組織內；確認貼上的是 OakXgen 連線畫面提供的 email 後，按 Share anyway 即可。如果你的組織完全禁止對外分享，這個選項可能不會出現，要請 Google Workspace 管理員調整共用設定。

找不到這個檔案或資料夾，可能是還沒分享給服務帳號 ​

測試連線時出現這句，表示服務帳號讀不到你貼的資料夾。回 Drive 確認共用名單裡有連線畫面上的服務帳號 email。其他分享相關的錯誤訊息見〈把 Google Drive 資料夾分享給服務帳號〉的常見問題。

AI 回的還是舊價格，怎麼辦？ ​

先看那則回答前有沒有讀取雲端硬碟檔案的紀錄。沒有的話，AI 這次沒有讀檔，可能是直接沿用了前文出現過的數字。在系統提示詞要求「每次都先讀價目表、不要沿用前面對話裡的數字」，或另開新對話再問。

有讀檔但價格還是舊的，檢查三件事：試算表是否真的存檔了；資料夾裡是否還有另一份舊價目表、或同一份試算表的其他工作表還留著舊價格（AI 會讀到所有沒有隱藏的工作表）；價目表是否超過 30,000 字，後段被截掉了。

這個檔案不在這條連線允許的資料夾範圍內 ​

AI 讀取的檔案不在連線勾選的資料夾裡。回工具庫打開這條連線，在資料夾範圍確認價目表所在的資料夾已勾選，或把檔案移進已勾選的資料夾。

在這個 Drive 範圍裡找不到符合「……」的檔案。 ​

這句會出現在工具呼叫的結果裡，表示用 AI 給的關鍵字在開放範圍內找不到檔案。常見原因是檔名跟 AI 猜的關鍵字對不上。在連線的描述或系統提示詞寫明檔名（本例寫的是「示範：門市價目表」），AI 會直接用檔名搜尋。

延伸閱讀 ​